eInvoicing

Ein optimierter Rechnungsverarbeitungsprozess erleichtert für Sie als Nachunternehmer/Lieferant und HOCHTIEF den Aufwand. Rechnungsverarbeitungsprozesse können verkürzt und durch einen hohen Automatisierungsgrad schneller verarbeitet werden.

Vorteile

Welche Vorteile bringt die Rechnungsübermittlung in digitaler/elektronischer Form für Sie als Nachunternehmer/Lieferant?

• schnelle Bearbeitung der gestellten Rechnung
• Nachweis Zeitpunkt des Rechnungseingangs
• schnellere Bezahlung der offenen Rechnung
• Kosteneinsparung für Porto, Papier und Druckertinte
• Einsparung der Arbeitszeit für ausdrucken, frankieren und Gang zur Post
• Kein Postweg, da Übertragung in Echtzeit
• höhere Liquidität durch pünktliche Zahlung
• Umweltschonung

Rechnungseingangskanäle

Welche Rechnungseingangskanäle bietet HOCHTIEF an?

1. EDI/PDF-Rechnung (z.B. XML-Träger; ZUGFeRD)
2. INPOSIA-Rechnungs-Webportal
3. Zentrales Mail-Postfach (Litigation Hold Mailbox*)
   Nur für teilnehmende Gesellschaften; Verwendung für max. 3 Rechnungen im Monat je Lieferant/Nachunternehmer

* Die HOCHTIEF Infrastructure GmbH/Deutschland nimmt nicht am Litigation-Hold-Mailbox-Verfahren teil.

Formale Vorgaben

Wie muss eine Rechnung oder Gutschrift an uns ausgestellt werden?

• Die korrekte Rechnungsanschrift muss wie bei der Bestellung/Beauftragung gefordert, auf der Rechnung oder Gutschrift angegeben werden.
• Kostenträger/Bestellnummer, Bestellposition und Baustellenbezeichnung müssen zwingend in lesbarer Computerschrift angegeben werden.
• Enthält die Rechnung oder Gutschrift den vorgegeben Kostenträger/Bestellnummer nicht, wird diese abgelehnt. Die Information der Ablehnung wird per Post oder per E-Mail erfolgen.
• Abschlags- oder Schlussrechnungen müssen den Aufbauvorgaben von HOCHTIEF entsprechen.
• Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Eingang der ordnungsgemäßen und prüfbaren Rechnung.

In diesem Zuge möchten wir Sie noch einmal darauf hinweisen, dass alle elektronischen Lösungen insbesondere die formalen Vorgaben des § 14 Abs. 1 UStG sowie die inhaltlichen Vorgaben der §§ 14 Abs. 4 und 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) berücksichtigen müssen.

Präferierter Empfang

Präferierter Empfang von Rechnungen oder Gutschriften

1. EDI/PDF-Rechnung (z.B. XML-Träger; ZUGFeRD)

• Elektronischer Austausch strukturierter Daten gemäß festgelegter Standards zwischen Ihnen als Lieferant/Nachunternehmer und HOCHTIEF
• Folgende Formate werden akzeptiert PDF, TXT, TIF, JPG, CSV und weitere marktübliche Dateiformate

2. INPOSIA-Rechnungs-Webportal (PDF-Upload)

• Sie als Lieferant/Nachunternehmer erhalten nach Freigabe durch HOCHTIEF einen Zugang zum Portal. Somit können Sie Rechnung mit Anlagen hinterlegen.
• Gültiges Dateiformat: Rechnung = PDF
• Optionale Anhänge = PDF, TXT, TIF, JPG
• Die Beschränkung der Datei Größe beträgt 15MB

3. Zentrales Mail-Postfach (Litigation Hold Mailbox) - nur für teilnehmende Gesellschaften/Betriebsstätten*

• Für Sie als Lieferant/Nachunternehmer mit drei Rechnungen im Monat
• Rechnung oder Gutschrift wird per Mail an HOCHTIEF gesendet
• nur PDF-Format zulässig
• PDF-Datei muss unverschlüsselt versandt werden
• Kennwörter sind unzulässig
• Bestimmte Dateitypen werden nicht akzeptiert
• Datei oder E-Mail darf die Größe von 15MB nicht übersteigen
• E-Mail darf nur eine Rechnung oder Gutschrift enthalten
• Rechnung oder Gutschrift die elektronisch übermittelt werden, darf keinesfalls nochmals in Papierform versandt werden

* Die HOCHTIEF Infrastructure GmbH/Deutschland nimmt nicht am Litigation-Hold-Mailbox-Verfahren teil.

Ansprechpartner bei uns

Für Rückfragen stehen wir Ihnen unter folgenden E-Mail-Adressen zur Verfügung:

Rechnungs-Webportal

Der Login ins HOCHTIEF Rechnungs-Webportal erfolgt über die URL:
hochtief-portal.inposia.com

Prozess-Vereinbarung zum eInvoicing@HOCHTIEF

Prozess-Vereinbarung zum eInvoicing@HOCHTIEF

PDF (113.9 KB)

FAQs

Alles Wissenswerte zur elektronischen Rechnungsstellung im Überblick

eInvoicing@HOCHTIEF

PDF (1.9 MB)