eInvoicing
Ein optimierter Rechnungsverarbeitungsprozess erleichtert für Sie als Nachunternehmer/Lieferant und HOCHTIEF den Aufwand. Rechnungsverarbeitungsprozesse können verkürzt und durch einen hohen Automatisierungsgrad schneller verarbeitet werden.
Vorteile
Welche Vorteile bringt die Rechnungsübermittlung in digitaler/elektronischer Form für Sie als Nachunternehmer/Lieferant?
- schnelle Bearbeitung der gestellten Rechnung
- Nachweis Zeitpunkt des Rechnungseingangs
- schnellere Bezahlung der offenen Rechnung
- Kosteneinsparung für Porto, Papier und Druckertinte
- Einsparung der Arbeitszeit für ausdrucken, frankieren und Gang zur Post
- Kein Postweg, da Übertragung in Echtzeit
- höhere Liquidität durch pünktliche Zahlung
- Umweltschonung
Rechnungseingangskanäle
Welche Rechnungseingangskanäle bietet HOCHTIEF an?
- EDI/PDF-Rechnung (z.B. XML-Träger; ZUGFeRD)
- INPOSIA-Rechnungs-Webportal
- Zentrales Mail-Postfach (Litigation Hold Mailbox*)
Nur für teilnehmende Gesellschaften; Verwendung für max. 3 Rechnungen im Monat je Lieferant/Nachunternehmer
* Die HOCHTIEF Infrastructure GmbH/Deutschland nimmt nicht am Litigation-Hold-Mailbox-Verfahren teil.
Formale Vorgaben
Wie muss eine Rechnung oder Gutschrift an uns ausgestellt werden?
- Die korrekte Rechnungsanschrift muss wie bei der Bestellung/Beauftragung gefordert, auf der Rechnung oder Gutschrift angegeben werden.
- Kostenträger/Bestellnummer, Bestellposition und Baustellenbezeichnung müssen zwingend in lesbarer Computerschrift angegeben werden.
- Enthält die Rechnung oder Gutschrift den vorgegeben Kostenträger/Bestellnummer nicht, wird diese abgelehnt. Die Information der Ablehnung wird per Post oder per E-Mail erfolgen.
- Abschlags- oder Schlussrechnungen müssen den Aufbauvorgaben von HOCHTIEF entsprechen.
- Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Eingang der ordnungsgemäßen und prüfbaren Rechnung.
In diesem Zuge möchten wir Sie noch einmal darauf hinweisen, dass alle elektronischen Lösungen insbesondere die formalen Vorgaben des § 14 Abs. 1 UStG sowie die inhaltlichen Vorgaben der §§ 14 Abs. 4 und 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) berücksichtigen müssen.
Präferierter Empfang
Präferierter Empfang von Rechnungen oder Gutschriften
1. EDI/PDF-Rechnung (z.B. XML-Träger; ZUGFeRD)
- Elektronischer Austausch strukturierter Daten gemäß festgelegter Standards zwischen Ihnen als Lieferant/Nachunternehmer und HOCHTIEF
- Folgende Formate werden akzeptiert PDF, TXT, TIF, JPG, CSV und weitere marktübliche Dateiformate
2. INPOSIA-Rechnungs-Webportal (PDF-Upload)
- Sie als Lieferant/Nachunternehmer erhalten nach Freigabe durch HOCHTIEF einen Zugang zum Portal. Somit können Sie Rechnung mit Anlagen hinterlegen.
- Gültiges Dateiformat: Rechnung = PDF
- Optionale Anhänge = PDF, TXT, TIF, JPG
- Die Beschränkung der Datei Größe beträgt 15MB
3. Zentrales Mail-Postfach (Litigation Hold Mailbox) - nur für teilnehmende Gesellschaften/Betriebsstätten*
- Für Sie als Lieferant/Nachunternehmer mit drei Rechnungen im Monat
- Rechnung oder Gutschrift wird per Mail an HOCHTIEF gesendet
- nur PDF-Format zulässig
- PDF-Datei muss unverschlüsselt versandt werden
- Kennwörter sind unzulässig
- Bestimmte Dateitypen werden nicht akzeptiert
- Datei oder E-Mail darf die Größe von 15MB nicht übersteigen
- E-Mail darf nur eine Rechnung oder Gutschrift enthalten
- Rechnung oder Gutschrift die elektronisch übermittelt werden, darf keinesfalls nochmals in Papierform versandt werden
* Die HOCHTIEF Infrastructure GmbH/Deutschland nimmt nicht am Litigation-Hold-Mailbox-Verfahren teil.
Ansprechpartner bei uns
Für Rückfragen stehen wir Ihnen unter folgenden E-Mail-Adressen zur Verfügung:
HOCHTIEF Aktiengesellschaft; HOCHTIEF Solutions AG; HOCHTIEF PPP Solutions GmbH; HOCHTIEF Engineering GmbH; HOCHTIEF ViCon GmbH; HOCHTIEF Insurance Broking and Risk Management Solutions GmbH; Deutsche Bau- und Siedlungs-Gesellschaft mbH | eaccounting-it@hochtief.de |
HOCHTIEF Infrastructure GmbH; HOCHTIEF Bau und Betrieb GmbH | HOCHTIEFInfrastructureGmbH-Kontakt-RW@hochtief.de |
Rechnungs-Webportal
Der Login ins HOCHTIEF Rechnungs-Webportal erfolgt über die URL:
hochtief-portal.inposia.com
Prozess-Vereinbarung zum eInvoicing@HOCHTIEF
FAQs
-
Welche Formate werden akzeptiert?
EDI/PDF-Rechnung (z.B. XML-Träger; ZUGFeRD)
- folgende Formate werden akzeptiert PDF, TXT, TIF, JPG, CSV und weitere marktübliche Dateiformate
INPOSIA-Rechnungs-Webportal (PDF-upload)
- Rechnung = PDF
- Optionale Anhänge = PDF, TXT, TIF, JPG
Zentrales Mail-Postfach (Litigation Hold Mailbox) - nur für teilnehmende Gesellschaften
- Rechnung = PDF
- Optionale Anhänge = PDF, TIF, JPG
-
Welche Dateigrößen dürfen gesendet werden?
EDI/ PDF-Rechnung (z.B. XML-Träger; ZUGFeRD)
- Nachfrage bei HOCHTIEF
Lieferantenportal
- Beschränkung der Datei Größe beträgt 15MB
Zentrales Mail-Postfach (Litigation Hold Mailbox)
- Beschränkung der Datei Größe beträgt 15MB
- IT-Fragen zum Thema elektronischer Rechnungsversand?
-
Welche Vorteile bringt der digitale/elektronische Rechnungsempfang?
- schnelle Bearbeitung der gestellten Rechnung
- Nachweis Zeitpunkt des Rechnungseingangs
- schnellere Bezahlung der offenen Rechnung
- Kosteneinsparung für Porto, Papier und Druckertinte
- Einsparung der Arbeitszeit für ausdrucken, frankieren und Gang zur Post
- Kein Postweg, da Übertragung in Echtzeit
- höhere Liquidität durch pünktliche Zahlung
- Umweltschonung
-
Gesellschaften welche am digitalen/elektronischen Rechnungsempfang teilnehmen.**
- HOCHTIEF Aktiengesellschaft
- HOCHTIEF Solutions AG
- HOCHTIEF Infrastructure GmbH
- HOCHTIEF PPP Solutions GmbH
- HOCHTIEF Engineering GmbH
- HOCHTIEF ViCon GmbH
- HOCHTIEF Insurance Broking and Risk Management Solutions GmbH
- Deutsche Bau- und Siedlungs-Gesellschaft mbH
- TRINAC GmbH
- HOCHTIEF Bau und Betrieb GmbH
**Es wurden nur die größten Gesellschaften aufgelistet.
-
Was muss bei der Benutzung des INPOSIA-Rechnungs-Webportal beachtet werden?
Folgende Schritte sind zu beachten, wenn Sie sich über das INPOSIA-Rechnungs-Webportal anmelden:
- Sie müssen für den upload der Rechnungen freigeschaltet sein.
- Die Rechnungen enthalten zwingend Kostenträger/Bestellnummer, Bestellposition und Baustellenbezeichnung.
- Der Upload erfolgt für Rechnungen und Anlagen bis 15MB. Anlagen/Aufmaße/Lieferscheine größer als 15MB, senden Sie an die zuständigen Personen in der Niederlassung/Baustelle mit dem Vermerk, dass die Rechnung über das INPOSIA-Rechnungs-Webportal eingereicht wurde.
-
Wie muss eine Eingangsrechnung aufgebaut sein?
Alle elektronischen Lösungen müssen insbesondere die formalen Vorgaben des § 14 Abs. 1 UStG sowie die inhaltlichen Vorgaben der §§ 14 Abs. 4 und 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) berücksichtigen.
Beispielrechnung
-
Wie muss der Aufbau einer Abschlags- bzw. Schlussrechnung dargestellt werden?
Hilfestellung: Schemata Abschlagsrechnungen/Schlussrechnung
Abschlagsrechnungen
Schlussrechnungen