Compliance
Als international erfolgreiches Unternehmen bewegen wir uns in vielen unterschiedlichen politischen Systemen und Rechtsordnungen. Es ist für uns von höchstem Wert, die Reputation von HOCHTIEF zu schützen und zu wahren. Jeder Mitarbeitende muss deshalb in der Lage sein, das Richtige zu tun. Illegale Unternehmenspraktiken sind ausnahmslos zu vermeiden. HOCHTIEF hat daher ein Compliance-Management-System (CMS) eingeführt, um diesen Herausforderungen bestmöglich zu begegnen.
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Organisation
So regelt HOCHTIEF die Einhaltung aller Vorschriften
Die Compliance-Organisation von HOCHTIEF bietet den HOCHTIEF-Mitarbeitenden Unterstützung und Beratung bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und unternehmensinternen Regeln.
Der Vorstandsvorsitzende der der HOCHTIEF Aktiengesellschaft verantwortet den Bereich Compliance. Unterstützt wird er durch den Chief Compliance Officer und die Abteilung Konzerncompliance . Die Compliance-Organisationsstrukturen in den HOCHTIEF-Divisions sind ähnlich aufgebaut, an ihrer Spitze steht jeweils ein Compliance Officer/Manager. Die jeweiligen Compliance Officer/Manager berichten regelmäßig an den Chief Compliance Officer, der einmal im Jahr den Prüfungs-/Nachhaltigkeitsausschuss des Aufsichtsrates informiert. Die Compliance Officer/Manager sorgen dafür, dass das Compliance-Programm in den Divisions umgesetzt wird, dass Compliance-Risiken frühzeitig erkannt und entsprechende Maßnahmen entwickelt werden. Unmittelbare Ansprechpersonen für die Mitarbeitenden in den Niederlassungen sind die (General) Compliance Manager innerhalb der Niederlassungen der Divisions. Diese unterstützen die Pflege und Weiterentwicklung des Compliance Programms innerhalb ihrer Niederlassung und die Implementierung und Weiterentwicklung des Programms. Sie berichten an die für die Divisions zuständigen Compliance Officer/Manager.
Die Divisions verfügen über eigene Compliance Committees oder Arbeitsgruppen zu verschiedenen Compliance-Themen mit Beteiligung einzelner Fachabteilungen – etwa Personal, Revision oder Procurement. Diese Gremien kommen regelmäßig oder nach Bedarf zusammen und unterstützen die Compliance-Organisation bei der Integration des Programms in die Geschäftsabläufe und –prozesse, sowie seiner stetigen Verbesserung. Bei erwiesenen Compliance-Verstößen prüft und empfiehlt das jeweilige Compliance Committee oder das Aufsichtsgremium, das sich mit solchen Angelegenheiten befasst, den zuständigen Führungskräften entsprechende Maßnahmen beziehungsweise Verbesserungsbereiche.
Der Schwerpunkt der Compliance-Organisation liegt in der Bekämpfung von Korruption, Wettbewerbsverstößen, Geldwäsche, Verstößen gegen Sanktionsrichtlinien, Verstöße gegen menschen- und umweltbezogene Risiken sowie der allgemeinen Wirtschaftskriminalität. Bei (möglichen) Verstößen in den Bereichen, die nicht das Themenfeld von Compliance betreffen, sind für die Aufklärung die jeweiligen Fachabteilungen selbst verantwortlich, beispielsweise das AGUS Center oder der Datenschutzbeauftragte. Auf Wunsch erhalten sie Unterstützung durch Konzerncompliance. Auch mögliche Aktivitäten zur Wiedergutmachung beziehungsweise Entschädigung, etwa im Falle von Umweltschäden, fallen in den Verantwortungsbereich der jeweiligen Fachabteilungen.
Zahlen & Fakten
Sprachvarianten sind vom HOCHTIEF Code of Conduct für Geschäftspartner verfügbar.
der Geschäftspartner in der Division Europe haben sich im Kerngeschäft auf den Code of Conduct für Vertragspartner verpflichtet.
der Belegschaft absolvierte das E-Learning zum HOCHTIEF Code of Conduct in den ersten sechs Wochen.
aller HOCHTIEF-Mitarbeitenden wurden bis Ende 2023 zum Code of Conduct erfolgreich geschult.
Mitarbeitende informieren und beraten europaweit zu Compliance-Themen.
Trainings hat Konzerncompliance im Jahr 2023 durchgeführt.
HOCHTIEF Code of Conduct
Ein verbindlicher Verhaltenskodex hat bei uns Tradition
Bereits 2002 haben wir unsere Standards in einem Kodex veröffentlicht, den wir dann kontinuierlich weiterentwickelt haben – heute wird er als HOCHTIEF Code of Conduct für die HOCHTIEF Aktiengesellschaft und die Division Europe geführt. Er ist für alle Mitarbeitenden verbindlich und mittlerweile in neun Sprachen verfügbar.
Der HOCHTIEF Code of Conduct gibt als Richtschnur und Leitfaden Auskunft darüber, wie unsere Mitarbeitenden sich im geschäftlichen Alltag verhalten müssen. So beantwortet er beispielsweise Fragen des Kartellrechts, gibt Hilfestellung bei potenziellen Interessenskonflikten oder bei Verhandlungen mit Geschäftspartnern. Auch soll er dabei unterstützen, Bestechungssituationen oder Korruption zu erkennen oder korrekt mit Spenden und Sponsorengeldern umzugehen.
Um ein faires Miteinander zu gestalten, fordert HOCHTIEF auch von Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten, dass sie die hohen Anforderungen des Konzerns einhalten. Dazu ist der Code of Conduct für Vertragspartner entwickelt worden, der in 12 Sprachen verfügbar ist.
Die Verbindung von unternehmerischem Handeln mit ethischen Grundsätzen hat eine lange Tradition bei HOCHTIEF und ist eine der tragenden Säulen für langfristigen Erfolg. Die Einhaltung von Gesetzen und unseren Unternehmensregeln stellt ein zentrales Element unseres Handelns dar. Wir arbeiten daher nur mit Partnern zusammen, die diesen Anforderungen gerecht werden und diese von ihren Partnern ebenfalls verlangen.
Richtlinien
Klare Hilfestellungen für unsere Mitarbeitenden
In allen Divisions konkretisieren Konzernrichtlinien und Arbeitsanweisungen die Inhalte der Verhaltenskodizes, um den Mitarbeitenden Hilfestellungen zu geben. Die Einhaltung dieser Vorgaben und der gesetzlichen Vorschriften sind Bestandteil einer guten Corporate Governance.
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Umgang mit Geschäftspartnern
Die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern kann rechtliche Risiken mit sich bringen.
Korruptionsstraftaten, die von Geschäftspartnern von HOCHTIEF begangen werden, können dazu führen, dass auch HOCHTIEF haftbar gemacht wird. Der Nachweis einer sorgfältigen Auswahl der Vertragspartner minimiert dieses Risiko erheblich. Deswegen ist es für HOCHTIEF wichtig, die Geschäftspartner genau zu kennen. Aus diesem Grund hat HOCHTIEF neben dem HOCHTIEF Code of Conduct, der sich an die HOCHTIEF-Mitarbeitenden richtet, Verhaltensvorgaben für Vertragspartner veröffentlicht. Der Code of Conduct für Vertragspartner ist bei jedem Vertragsabschluss von allen Partnern zu unterzeichnen.
Unser Ziel ist es, erfolgreiche und langfristig gute Geschäftsbeziehungen zu etablieren. Vor Geschäftsabschlüssen finden daher Due-Diligence-Prüfungen statt: Konzerncompliance überprüft beispielsweise Joint-Venture-Partner oder Berater durch ein genau definiertes Auswahlverfahren und gibt den Abschluss sowohl unter Integritätsgesichtspunkten als auch unter Kartellrechtsaspekten frei. Diese sogenannte „Business Partner Compliance Due Diligence“ wird durch Konzerncompliance umfassend dokumentiert und die Einhaltung der Standards regelmäßig überprüft.
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Geschenke und Einladungen
Geschenke und Einladungen im Geschäftsleben werden heute viel restriktiver gehandhabt als noch vor einigen Jahren.
Deswegen dürfen Geschenke und Einladungen bei HOCHTIEF nur gewährt oder angenommen werden, wenn diese als Geste der Höflichkeit allgemeinen Geschäftsgepflogenheiten entsprechen und die unsachgemäße Beeinflussung einer geschäftlichen Entscheidung oder einer Amtshandlung von vornherein ausgeschlossen werden kann.
Bargeld oder Zuwendungen, die Bargeldcharakter haben, dürfen niemals angeboten, gewährt, gefordert oder angenommen werden.
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Kartellrecht
Wir stehen für einen fairen Wettbewerb.
Was noch vor ein paar Jahren beim Umgang mit Wettbewerbern „normal“ war, kann nach heutiger Praxis der Wettbewerbsbehörden einen Verstoß gegen das Kartellrecht darstellen. Und dies gilt unabhängig davon, ob eine Einschränkung des Wettbewerbs bezweckt war oder nicht. Daher unterzieht HOCHTIEF die Gründung von Arbeitsgemeinschaften und Joint Ventures einer besonderen kartellrechtlichen Prüfung.
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Geldwäsche
HOCHTIEF setzt sich aktiv für die Bekämpfung von Geldwäsche ein. Daher streben wir es an, dass Mitarbeitende durch interne Schulungsprogramme und Prüfprozesse entsprechende Fälle erkannen und an Konzerncompliance melden.
Als Geldwäsche bezeichnet man das Einschleusen illegal erworbener Vermögenswerte in den legalen Finanzkreislauf. Ziel einer Geldwäsche ist, die unrechtmäßige Herkunft zu verschleiern und die erlangten Vermögenswerte in „sauberer“ Form wieder im Wirtschaftskreislauf einsetzen zu können.
Die Geldwäsche dient also einerseits dem Verschleiern der Vortat, andererseits dazu, den Zugriff der Behörden und Geschädigten auf das durch die Vortat erlangte Vermögen zu erschweren. In der Praxis bedeutet es, dass hier entsprechende Sorgfaltspflichten erfüllt werden müssen und ggf. bei der Annahme von Geldern und dem Abschluss der zugrundeliegenden Verträge strenge Vorschriften zu beachten sind.
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Anti-Terror/Sanktionslistenprüfung
Nach den Terroranschlägen vom 11. September 2001 hat die Europäische Union auf der Grundlage von Resolutionen des UN-Sicherheitsrates Verordnungen erlassen, die der Bekämpfung des internationalen Terrorismus dienen.
Die Ereignisse in der Ukraine haben dazu geführt, dass sowohl die EU, das vereinigte Königreich als auch die USA vermehrt Verordnungen erlassen haben, die den wirtschaftlichen Verkehr mit Russland und Belarus stark einschränken.
Für die Praxis bedeutet das, dass grundsätzlich jeder Geschäftskontakt auf Übereinstimmung mit den auf den Sanktionslisten genannten Namen von Personen, Organisationen oder Einrichtungen überprüft werden muss. HOCHTIEF hat für die Prüfung von Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Nachunternehmern) und Mitarbeitern entsprechende Prozesse etabliert, um Verstößen vorzubeugen.
Maßnahmen
Höchste ethische Ansprüche
Antikorruption
Korruption hat viele Gesichter und kann in den unterschiedlichsten Bereichen stattfinden. Die Bekämpfung und Vermeidung von hat höchste Priorität im HOCHTIEF-Konzern.
HOCHTIEF erwartet dasselbe von allen Geschäftspartnern. Unsere Beziehungen zu Geschäftspartnern sollen allein auf objektiven Kriterien beruhen, insbesondere auf Qualität, Zuverlässigkeit, wettbewerbsfähigen Preisen sowie auf Beachtung ökologischer und sozialer Standards und auf den Grundsätzen guter Unternehmensführung.
HOCHTIEF verbietet jede Form von Bestechung. So dürfen Mitarbeitende im Umgang mit Geschäftspartnern oder Amtsträgern niemals materielle oder immaterielle Vorteile (z.B. Bargeld, Geschenke, Unterhaltungsangebote oder sonstige persönliche Vorteile) fordern oder annehmen. Gleichermaßen dürfen Mitarbeitende anderer Unternehmen oder Amtsträgern niemals persönliche Vorteile in der Absicht versprochen oder gewährt werden, einen Auftrag zu erhalten, ein Geschäft zu sichern oder HOCHTIEF einen ungerechtfertigten Vorteil zu verschaffen.
Alle Mitarbeitenden sind verpflichtet, ihren Vorgesetzten zu informieren, wenn ein Geschäftspartner oder Amtsträger einen persönlichen Vorteil anbietet oder fordert.
Auch sogenannte „Beschleunigungszahlungen“ (d.h. kleinere Geldbeträge oder Sachleistungen an Amtsträger zur Beschleunigung von Verwaltungsverfahren oder Amtshandlungen wie etwa Zollabfertigungen) sind verboten.
Schulungen
Die Compliance-Organisation von HOCHTIEF informiert die Mitarbeitenden kontinuierlich über die internen Medien zum Compliance-Programm, zu Ansprechpersonen und internen Richtlinien. Im Intranet findet sich auch stets das aktuelle Schulungsangebot. Dieses besteht unter anderem aus Präsenz- sowie Web-Schulungen und E-Learnings.
Überwachung und Verbesserung
Das Element der Überwachung ist ein zentraler Bestandteil eines wirksamen CMS. Neben internen Überwachungsmaßnahmen, wie beispielsweise eigene Compliance Audits oder die jährliche Wirksamkeitsüberwachung der Konzerncompliance unter Einbeziehung der Abteilung Konzernrevision wird die Überwachung auch extern durchgeführt. HOCHTIEF hat die Divisions Europe und Americas bereits ab dem Jahr 2020 nach dem IDW PS 980 auditieren lassen. Im Jahr 2022 wurde die Niederlassung Österreich als Pilotprojekt nach ISO 37001 und ISO 37301 zertifiziert. Die Division Americas wurden bereits in 2022 und 2024 erfolgreich nach ISO 37001 und 37301 zertifiziert. Derzeit unterliegt die Division Europe der ISO Zertifizierung nach ISO 37001 und 37301, die im Spätsommer 2024 abgeschlossen sein wird. Ihr Hinweissystem ist bereits nach ISO 37002 zertifiziert.
Durch regelmäßige Jour Fixes, die jährliche Strategietagung und Engagements in Peer-Learning-Groups verbessert sich HOCHTIEF kontinuierlich in seinen Compliance-Prozessen. Zum einen werden diese Prozesse effizienter gestaltet, zum anderen werden länderübergreifend Prozesse vereinheitlicht. So wird sichergestellt, dass rechtzeitig auf neue Entwicklungen in der Compliance-Landschaft reagiert wird.
Vorfall melden
Das Hinweissystem von HOCHTIEF
Das nach ISO 37002 zertifizierte Hinweissystem von HOCHTIEF bietet mehrere Möglichkeiten, Hinweise auf Verstöße gegen interne Vorgaben oder gesetzliche Regelungen im Geschäftsverkehr zu melden. Zum einen steht Ihnen dafür ein webbasiertes System zur Verfügung, zum andern haben Sie die Möglichkeit sich an einen Ombudsmann zu wenden. Gerade durch Straftaten kann dem Unternehmen ein großer Schaden entstehen. Aus diesem Grund wollen wir diejenigen, die Kenntnis von möglichen Straftaten oder sonstigen Unregelmäßigkeiten haben ermutigen, sich an das Hinweissystem von HOCHTIEF zu wenden. Im Jahr 2023 sind 206 Meldungen über die Hinweissysteme im HOCHTIEF-Konzern (2022: 109 Meldungen) eingegangen. Diese wurden unterschiedlichen Themenfeldern zugeordnet. Sechs Meldungen bezogen sich auf potenzielle Korruptions- und Kartellverstöße. Hiervon konnten vier Sachverhalte ohne Feststellungen geschlossen werden. Zwei Sachverhalte sind noch nicht abschließend aufgeklärt. Aber auch hier gibt es bislang keine Erkenntnisse zu möglichem Fehlverhalten von HOCHTIEF Mitarbeitenden. Es gab 42 Hinweise in Bezug auf Diskriminierung und Belästigung, keine Hinweise in Bezug auf Kundendaten zum Datenschutz und einen Hinweis in Bezug auf Interessenskonflikte, es gab keinen Hinweis in Bezug auf Geldwäsche und Insiderhandel.
HOCHTIEF toleriert keine Gesetzesverstöße und Verletzungen seiner internen Regelungen und Prinzipien. Alle Beteiligungsgesellschaften werden auf Compliance-Fälle, die im Rahmen einer Untersuchung festgestellt werden, angemessen reagieren. Dabei sind arbeitsrechtliche Sanktionen sowie die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen gegenüber den handelnden Mitarbeitern zu prüfen. Diese können beispielsweise in Form von Abmahnungen, Kündigungen oder Kürzung bzw. Streichung von etwaigen Bonuszahlungen bestehen (Malus-System).
Jedem Hinweis wird von der jeweils zuständigen HOCHTIEF-Gesellschaft – unabhängig vom Meldeweg – nachgegangen. In Bezug auf die eingegangenen Hinweise sind 157 Fälle und damit 76 Prozent abgeschlossen. Sofern notwendig hat HOCHTIEF sich aus den Hinweisen ergebende Maßnahmen im CMS implementiert, wie zum Beispiel Anpassungen im Schulungsprogramm oder der Richtlinienlandschaft.
Dirk von Keitz
HOCHTIEF
Leiter Konzerncompliance
Alfredstraße 236
D-45133 Essen
Tel.: +49 201 824-1962
compliance@hochtief.de